¿Le sacas todo el partido a los PDF? Conoce estos 5 usos diferentes

En el mundo de la ofimática son muchos los tipos de ficheros que podemos usar para sacar el máximo provecho a los contenidos. Nos referimos tanto a contenidos nuevos que generamos, como a aquellos que nos disponemos a editar. Aquí nos encontramos con algunos tan populares como los DOCX, XLXS o los PDF.

De hecho en estas mismas líneas nos vamos a centrar en estos últimos que os comentamos, los populares archivos en formato PDF de Adobe. De hecho estos ficheros son usados en todo el mundo de manera más habitual de la que en un principio nos podríamos imaginar. Y es que con el paso del tiempo estos se han ido extendiendo por multitud de ámbitos de trabajo, tanto a nivel personal como mucho más profesional.

Es más, la utilidad de los mismos gracias a ciertas peculiaridades que integran, los hacen en más que especiales para la mayoría de los usuarios. Lo primero que debemos saber es que estos documentos en formato PDF no se limitan a albergar textos, sino que podemos añadir otros muchos contenidos. Así, tenemos la posibilidad de usar en los mismos objetos como fotos, tablas, firmas digitales, vídeos, etc.

Por todo lo comentado, en estas mismas líneas os hablaremos de algunos útiles usos que podéis hacer de estos archivos que os comentamos. Esto nos permitirá poder usarlos de un modo mucho más efectivo a sacar provecho a sus beneficios internos.

Para firmar documentos oficiales

Estos archivos en concreto son muy usados en la documentación oficial de determinados organismos. Podemos añadir firmas digitales para que sean oficializados por un posible destinario de los mismos. De ahí que en ocasiones al rellenar formularios y documentos online, estos los encontremos en el comentado formato PDF.

Almacenamiento masivo de documentación

De igual modo y gracias a sus características y soporte de contenidos, estos archivos en concreto son más que adecuados para el almacenamiento. De hecho muchas veces los usamos para guardar y archivas determinados contenidos y documentos digitalizados por largos períodos de tiempo. Además no se espera que su uso decaiga en breve, por lo que seguirán siendo compatibles con los programas ofimáticos que usemos de aquí a unos años.

Crear facturas y presupuestos

Por regla general los documentos PDF son más complicados de editar que, por ejemplo, un DOCX de Word o un sencillo TXT. Es por ello que muchas veces estos PDF se envían a terceros para que no puedan cambiar su contenido con cualquier programa en segundos. Un claro ejemplo de todo ello son los presupuestos o facturas que enviamos a los clientes si disponemos de una pequeña empresa, donde estos archivos son los más adecuados.

Hacer un PDF de cualquier otro tipo de archivo

Es más, debemos tener en cuenta que la mayoría de los programas nos permiten convertir sus tipos de archivo nativos a estos de Adobe. Para que nos hagamos una idea, cualquier documento en el que trabajamos en Word o en Excel, se puede guardar directamente en PDF sin problema alguno. Esto es algo que nos será de utilidad en multitud de situaciones en el día a día con el PC.

Para proteger ciertos contenidos personales

Además estos son archivos que, sumado al comentado hecho de que son más difíciles de modificar, también se pueden cifrar y proteger fácilmente. Es más, la mayoría de los programas que nos permiten trabajar con los mismos, cuentan con una funcionalidad de este tipo. Esto nos permitirá proteger al máximo los contenidos que añadamos a estos, de ahí que muchas veces se usen tanto en documentos oficiales, como en el almacenamiento de los mismos.

Fuente: SoftZone https://ift.tt/3nGipRo Autor: David Onieva